אוטומציה וייעול תפעולי לחברות
איפשהו בחברה שלכם, בן אדם עושה עבודה של מחשב.
אני רז לשם. אני עוזר לחברות שהכוח שלהם באנשים, בשירות ובשטח, לגרום לכל העבודה שמאחורי הקלעים לזוז לבד. חשבוניות יוצאות בזמן, תשלומים נגבים בלי לרדוף, מידע עובר בין המחלקות לבד, וההנהלה רואה תמונה מלאה בכל רגע. הכול על גבי המערכות שאתם כבר עובדים איתן.
שיחה ראשונה לא עולה כלום ולא מחייבת כלום. היא רק כדי להבין אם יש אצלכם מה לשפר.
נשמע מוכר?
ככה נראה שבוע רגיל ברוב החברות שאני פוגש.
חברות אבטחה, חברות סיעוד, משרדי עורכי דין ורואי חשבון, מתווכים, קרנות הון, חברות קבלניות, חברות אחזקה ונקיון, חברות לוגיסטיקה. החברות שונות. הכאבים אותם כאבים.
- ✳עסקה נסגרת, ומתחיל מרוץ שליחים בין המערכת, המיילים והטלפונים.
- ✳כל סוף חודש נעלמים יומיים (במקרה הטוב) על דוחות מורכבים שמכינים ידנית מקבצי אקסל.
- ✳אף אחד לא יודע להגיד ברגע נתון מי מהלקוחות עדיין לא שילם או כמה העסקה מניבה בשורה התחתונה.
- ✳הצוותים בשטח סיימו עבודה. המשרד יגלה את זה רק מחר.
- ✳רק עובדת אחת יודעת להפיק את הדוח החשוב. כשהיא בחופש, הכול עומד.
אם משהו מהרשימה קורה גם אצלכם, זה בדיוק מה שאני פותר.
דוגמה מהחיים
יום עבודה אחד, של רכזת תפעול אחת.
החליפו מצב ותראו מה קורה לאותו יום בדיוק, ברגע שהעבודה השחורה עוברת למחשב.
- 08:15 להקליד למערכת את הדיווחים שהגיעו מהצוותים בשטח 45 דק׳ באופן ידני ✓ נקלט לבד, ישר מהנייד של הצוות
- 09:30 לרדוף אחרי לקוחות שעדיין לא שילמו 40 דק׳ באופן ידני ✓ תזכורות יוצאות לבד, מי ששילם מסומן
- 11:00 פגישה עם לקוח עבודה של בני אדם נשארת אצלכם
- 12:30 להרכיב את דוח השבוע להנהלה מקבצי אקסל שעה וחצי באופן ידני ✓ מחכה מוכן בתיבה, כל בוקר
- 14:00 לענות ללקוחות ששואלים מה מצב העבודה אצלם 50 דק׳ באופן ידני ✓ הלקוח מקבל עדכון אוטומטי בוואטסאפ
- 15:30 לתאם בין השטח, המשרד והנהלת החשבונות 35 דק׳ באופן ידני ✓ כולם רואים את אותה תמונה, בלי מיילים
- 16:30 שיחת היכרות עם לקוח חדש עבודה של בני אדם נשארת אצלכם
הדוגמאות האלה מגיעות מפרויקטים אמיתיים. אצלכם היום נראה אחרת, ובדיוק בגלל זה שום דבר כאן הוא לא מוצר מדף: הכול נבנה סביב איך שהחברה שלכם באמת עובדת.
נעים להכיר
רז לשם
בשנים האחרונות אני עוזר לחברות לעשות סדר בצד התפעולי: למצוא את העבודה הידנית שגוזלת שעות מהצוות, ולהעביר אותה למחשב. ראיתי מבפנים עשרות חברות, ובכולן פגשתי את אותו הדבר: אנשים מוכשרים שמבזבזים חצי יום על עבודה שמערכת טובה הייתה עושה בשבילם, במקום להתמקד במה שחשוב ומכניס כסף.
החברות האלה לא צריכות להפוך לחברות טכנולוגיה. הן צריכות מישהו שיבוא, יבין איך הן באמת עובדות, ויבנה להן את המערכות שמגיעות לאנשים המוכשרים שלהן. זה מה שאני עושה.
אני לא איש מכירות של תוכנה מסוימת, ואין לי מוצר מדף לדחוף. אני בוחר את הכלים לפי מה שנכון לכם, ואם משהו לא שווה לכם את הכסף, אני אגיד לכם את זה. ביושר.
התהליך
איך זה עובד בפועל.
-
שלב 1
נפגשים ומקשיבים
אני מגיע אליכם ויושב עם כל מחלקה: תפעול, שירות, כספים, שטח. לא עם המחשבים, עם האנשים. שואל שאלות פשוטות: על מה הולך הכי הרבה זמן? מה חוזר על עצמו? מה מונע מהחברה לצמוח?
-
שלב 2
מסמנים מה שווה לתקן
אתם מקבלים תמונה ברורה, בשפה פשוטה: אילו תהליכים שורפים הכי הרבה שעות, כמה הם עולים לכם, ומה שווה לתקן קודם. בלי מונחים טכניים ובלי הגזמות.
-
שלב 3
בונים, מחברים ונשארים
הצוות שלי בונה את הפתרון ומחבר אותו למערכות שכבר יש לכם. העובדים ממשיכים לעבוד כרגיל, פשוט בלי החלק המשעמם. ואחרי ההשקה אנחנו נשארים זמינים: משפרים, מרחיבים ודואגים שהכול ירוץ.
לפני שמתחילים
הדברים שחשוב לי שתדעו מראש.
לא מחליפים לכם כלום.
אני מתחבר לתוכנות שאתם כבר עובדים איתן: הנהלת חשבונות, מלאי, ניהול לקוחות, אקסל, מיילים. אם בונים מערכת חדשה מ0, בונים אותה על גבי הקבצים והתכנות שאתם כבר עובדים איתם. ורק אם באמת צריך.
אף אחד לא לומד תוכנה חדשה.
העובדים ממשיכים לעבוד באותם מסכים שהם כבר מכירים, והצוותים בשטח לא מקבלים אפליקציה מסובכת ללמוד. האוטומציה עושה את שלה בשקט, מאחורי הקלעים.
מתחילים בקטן.
תהליך אחד, תוצאה אחת מדידה. אתם רואים שזה עובד ושזה משתלם, ורק אז ממשיכים לדבר הבא.
הצוות שלי מבין איך חברה עובדת, לא רק איך קוד עובד.
כל מפתח שאני עובד איתו מגיע עם התמחות משלו ועם ניסיון אמיתי מתוך חברות. אנחנו מדברים רווחיות, תהליכים עסקיים ותחזיות שיצמיחו את החברה, לא רק טכנולוגיה.
שאלות ששואלים אותי הרבה.
אנחנו לא מבינים כלום בטכנולוגיה. זאת בעיה?
להפך. רוב הלקוחות שלי לא מגיעים מעולם הטכנולוגיה. זה בדיוק התפקיד שלי: להבין את החברה שלכם, ולתרגם אותה לפתרון שעובד. אתם לא צריכים להבין איך זה בנוי. אתם פשוט נהנים מהתוצאה.
כמה זמן לוקח עד שרואים תוצאה?
תלוי בתהליך, אבל בכוונה מתחילים ממשהו קטן ומהיר: ברוב המקרים התהליך הראשון כבר רץ תוך שבועות בודדים, ואת החיסכון בזמן מרגישים מהיום הראשון שלו.
כמה זה עולה?
תלוי בהיקף, ולכן אני לא זורק מספרים באוויר. אחרי שיחה ראשונה (בחינם) תקבלו הצעה מסודרת עם מחיר סגור, בלי הפתעות בהמשך. והכלל שלי פשוט: אם החיסכון והצמיחה לא מצדיקות את ההשקעה, אני אגיד לכם לוותר.
יש לנו כבר מערכות שאנחנו מרוצים מהן.
מצוין. זאת נקודת הפתיחה הכי טובה. אני לא בא להחליף אותן, אלא לחבר ביניהן ולהשלים את מה שחסר: שהמידע יעבור לבד ממערכת למערכת, בלי הקלדות כפולות ובלי אינסוף מיילים.
ספרו לי מה הכי מציק לכם.
משפט אחד, בוואטסאפ. אני אגיד לכם ביושר אם אני יכול לעזור, ואם לא, אכוון אתכם למי שכן.
מעדיפים אימייל? raz8426@gmail.com